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BLOG 15.01.2020

Sind RfPs noch „en vogue“?
von Lutz Peichert, Research Director Research In Action.

Vor nicht allzu langer Zeit habe ich in einem der bekannten Business Netzwerke eine Diskussion zum Thema „Macht ein RfP noch Sinn?“ verfolgt. In der Diskussion wurde hitzig darüber diskutiert, dass man sich doch besser die Zeit und Energie sparen solle, ein detaillierten RfP mit allen dazu gehörigen Dokumenten und Prozessen zu schaffen. Nach Meinung der „Kenner“ der Szene reichen letztendlich Marktkenntnisse und digital Marktplätze mit Benchmarkmöglichkeiten aus, sich für die richtigen Produkte und Dienstleistungen zu entscheiden. Als jemand, der jahrelang mit IT-Anwendern unzählige Ausschreibungen gemacht hat, kann ich diesen Ideen nicht allzu viel Gutes abgewinnen. Sicherlich kann man RfPs in ihrer Detailtiefe übertreiben und es macht Sinn, für (IT-)Verbrauchsgüter, bei denen die Lieferanten mehr oder weniger austauschbar sind, auf zu mächtige Pamphlete in Brockhaus Manier zu verzichten. Allerdings sollte man sich hier doch die Frage stellen, warum diese Art von Dokumenten überhaupt geschaffen wurde.

Leistungsfähigkeit – Wahrheit oder (Selbst-)Betrug?

Eventuell hinkt der Vergleich in Zeiten von Dieselskandal und boomenden Car-Sharing-Angeboten, aber es soll ja doch immer noch Leute geben, die sich dazu entscheiden, ein Auto als Eigentum zu erwerben. In diesem Falle trifft derjenige, der vor einer solchen Entscheidung steht, drei wesentliche, im Kern unterschiedliche Entscheidungen:

  1. Was soll das Auto leisten?
  2. Was kann ich mir finanziell erlauben?
  3. Wo bekomme ich das beste Preis-/Leistungsverhältnis?

Ist der potentielle Käufer ein junger Familienvater, so wird schon der erste Punkt zu langwierigen Diskussionen führen. Geht es darum, die wachsende Familie zu transportieren (also viel Platz) oder soll das Auto locker Geschwindigkeiten jenseits der 220 km/h-Marke erreichen? Natürlich lässt sich heute problemlos Beides erreichen, allerdings wird der zweite Entscheidungspunkt hier schnell gewisse Grenzen aufzeigen, die eine entweder/oder – Entscheidung notwendig machen. Man kann diese Beschreibung endlos fortführen, die Aussage bleibt immer die Gleiche: Umgebungsvariablen und Zwänge führen dazu, dass man die Kaufentscheidung nur im Einklang der unterschiedlichen Parameter treffen kann.

Solange sich eine solche Diskussion auf Familienebene abspielt, ist die ganze Sache sicherlich noch überschaubar. Wobei ich nicht sage, dass am Ende alle vollkommen zufrieden sind. Aber das ist ein anderes Thema. Projiziert man eine solche Kaufentscheidung auf ein Unternehmen, dann werden die Herausforderungen umso klarer: die jeweiligen Entscheidungsträger sitzen zumeist in unterschiedlichen Abteilungen und verfolgen nicht immer gleichgeartete Ziele. Ein RfP ist in einem solchen Zusammenhang ein unverzichtbares Werkzeug, um Klarheit zu schaffen über

  • qualitative bzw. funktionale Anforderungen
  • technische oder finanzielle Sachzwänge
  • die technisch-fachliche bzw. qualitative Leistungsfähigkeit des Anbieters

Die ersten beiden Spiegelpunkte in einer Ausschreibung ist eine Dokumentation der Ergebnisse von internen Diskussionen und dem Verstehen der Anforderungen der „anderen Seite“. Hier steht dann was eingekauft wird, also die klare, gemeinsame Formulierung aller Beteiligten. Eine Beantwortung eines RfP dokumentiert den dritten Spiegelpunkt und kommt einer Selbstverpflichtung des Lieferanten gleich, die angeforderte Leistung auch erbringen bzw. liefern zu können und zu wollen.

RfP als Mittel zum Zweck?

Meine Philosophie eines RfP ist sehr simpel: ein RfP dient im Wesentlichen dazu, die Anforderungen der verschiedenen, an der Kaufentscheidung beteiligten Personen (oder Organisationen) abzustimmen. Mit mindestens 3 beteiligten Abteilungen, die alle unterschiedliche Ziele verfolgen, ist eine Synchronisation der Ziele, die man verfolgt, lebenswichtig. Man sollte nie vergessen, dass die Kaufentscheidungen, die im IT-Umfeld getroffen werden, über Wohl und Wehe von Unternehmen entscheiden können.

Aber RfPs müssen auch verantwortungsvoll eingesetzt werden. Durch externe Unternehmensberatungen erstellt, kilometerlange Dokumente deren Anzahl der Seiten gleichbedeutend mit der Qualität des Projektes gesetzt wird, sind absolut kontra-produktiv. Auch Ausschreibung für jeden (Verzeihung) „Furz“ machen keinen Sinn. All dies führt zu erheblichen – und meist nicht bezahlten – Aufwänden auf Seiten der Lieferanten. Wie immer im Geschäftsleben gilt: gegenseitiges Vertrauen ist die beste Basis für langfristige und gewinnbringende Geschäftsbeziehung.

Fazit

In der eingangs erwähnten Diskussion zum Thema „Sinn und Unsinn eines RfP“ war die überwiegende Anzahl der „Poster“ der Meinung, man könne (und solle) sich langwierige RfPs und Auswahlverfahren sparen. Interessant war es, zu beobachten, dass die große Mehrheit der beteiligten Diskutierer(innen) entweder von Anbieterunternehmen oder von Analystenhäusern kamen. Lediglich einige wenige Anwender waren hier eher zurückhaltend aktiv. Ein Schelm, wer Böses dabei denkt.

In der Realität werde Anwenderunternehmen (hoffentlich) nie auf Ausschreibungen verzichten. Nicht um Anbieter zu ärgern, sondern um das Risiko zu minimieren, Leistungen zu beziehen, die nicht den Anforderungen entsprechen – oder die nicht nötig sind.

Ich bin auf Ihre Meinung zu diesem Thema sehr gespannt.

Bis zum nächsten Mal Ihr

Lutz Peichert

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